צרו קשר
ּ

יומן העבודה, ולמה הוא חשוב?

יומן העבודה איננו ספר הוראות או ספר הנחיות, יומן העבודה מתעד את מה שקורה בפרויקט בפועל ובזמן אמת, מדי יום ולאורך כל חיי הפרויקט.

יומני עבודה של פרויקטים שונים יכולים להיראות אחרת, אבל יומן עבודה טוב, הוא כזה שמכיל פרטים קבועים לצד שדות לכתיבה חופשית של ממלא היומן.

יומן עבודה יכול להיות מנייר (ספר/מחברת עבה) ויכול להיות ממוחשב. ישנם יתרונות רבים ליומן ממוחשב על פני יומן מנייר והוא מאפשר לנהל טוב יותר את תיעוד הפרויקט וכן לשתף אותו בזמן אמת עם יותר גורמים. ביומן עבודה מתועדים פרטים רבים. שמות וסוג בעלי המקצוע שעבדו באותו יום, העבודות שביצעו, בעיות שהתעוררו – כולל הפתרונות שניתנו – בקרות איכות שתועדו, חומרים שהגיעו לשטח, שינויי ביצוע נדרשים ועוד פרטים רבים אחרים. יומן העבודה הוא הכלי היחיד המתעד בפועל את הנעשה באתר הבניה, בניגוד ללוחות הפרויקט הדינמיים, יומן העבודה הוא סטטי ולא משתנה. ברגע שתועד יום עבודה בפרויקט התיעוד נשאר קבוע. הוא נשמר לאורך זמן וישמש את הבונה גם בשנים שלאחר סיום הבניה.

ניתן לחזור ולשחזר פעולות בפרויקט במקרה של תקלה, שנים לאחר אכלוס הבית

ביומן העבודה, מתועדות העבודות בפרויקט לפרטי פרטים וניתן לחזור ולשחזר פעולות בפרויקט במקרה של תקלה בשנים שלאחר אכלוס הבית. כמו כן יומן העבודה חשוב ביותר בזמן הביצוע עצמו. בכל שלב, ניתן לחזור ולאתר פרטים על כל פעולה ופעולה על מנת להסיק מסקנות בקשר לפעולות בסופו או בתחילתו של היום הבא וזאת על מנת שלא לסמוך על הזיכרון האנושי שלפעמים בוגד בנו – במיוחד בפרויקט בנייה עתיר פעילויות ומוגבל בלוח זמנים – ולתעד כל דבר מייד ובאורח מלא.

מי האחראי?

במילוי יומן העבודה, מעורבים מספר גורמים. מנהל הפרויקט (חיצוני או הבונה עצמו) או קבלן הפרויקט הם האחראיים למלא את היומן ולדאוג לתיעוד מלא ורציף לאורך הפרויקט. מעבר לכך, ישנם בפרויקט גורמים שחלק מתפקידם הוא לאשר פעולות מסוימות או שינויים נדרשים, גורמים אלה (אדריכל, מהנדס, יועצים, הבונה עצמו) מאשרים בחתימת ידם במקום המיועד לכך ביומן העבודה, את העבודה או השינוי ובכך מקבלים את האחריות על השינוי.

הגורמים המעורבים בפרויקט לא ממלאים בעצמם את חלקם ביומן העבודה, אלא מנהל הפרויקט/הקבלן הראשי הוא זה האחראי לעשות זאת. חשוב מאוד להגדיר גורם נוסף שיהיה אחראי למלא את היומן בהיעדרו של מנהל הפרויקט/קבלן ראשי וזאת למען קיים את הרציפות בתיעוד גם בהיעדרו.

היומן ככלי ניהולי

יומן העבודה הוא כלי מצויין ומשלים לכלים האחרים המצויים בפרויקט. אם לוחות הזמנים, התקציב, התזרים וכדומה הם מעמודי התווך של תכנון וניהול הפרויקט הרי שיומן העבודה אינו כלי תכנוני של הפרויקט אלא כל תפקידו הוא להביא את הפרויקט למצב שבו כל דבר קטן שנעשה – מתועד וידוע. יומן העבודה הוא כלי שליטה יוצא מהכלל לסדר בפרויקט, כלי לבקרה ואכיפת לוחות התכנון, למעקב אחרי שינויים, ולתיעוד תקלות ובעיות. יותר מכל הוא כלי ניהולי שמאפשר למוביל הפרויקט לעיין בו לצד לוחות התכנון ולבחון בכל רגע נתון את מידת ההתאמה של הביצוע לתכנון. על כל פעולה המתכוננת לביצוע על לוחות התכנון, תהיה פעולה ביומן העבודה וכזו שתועדה לאחר ביצוע.

יומן עבודה ממוחשב הוא הטוב ביותר ומאפשר דינמיות גבוהה יותר של הפרויקט

שקט נפשי

על מנת להבין טוב יותר בפרקטיקה היומיומית את ההבדל שבין פרויקט בו מנוהל יומן עבודה לבין פרויקט בו לא קיים יומן כזה ועל מנת להבין את ההשלכות של התנהלות בפרויקט ללא יומן עבודה – הנה טבלת היתרונות:

  • תיעוד בעלי המקצוע העובדים.
  • תיעוד מספר הפועלים העובדים בכל מקצוע.
  • תיעוד שעות העבודה של כל בעל מקצוע.
  • תיעוד סוג העבודות שעושים בעלי המקצוע.
  • תיעוד תקלות שהתגלו.
  • תיקון ליקויים שהתגלו.
  • תיעוד בעיות שנוצרו בשל עבודת בעל מקצוע מסויים.
  • תיעוד עבודות מתוכננות שלא בוצעו בפועל.
  • תיעוד חוסרים של כלי עבודה (חשמל, מים וכו').
  • תיעוד חוסרים של חומרים בשטח (מלט, דבק וכו').
  • תיעוד כמויות לצורך תשלום לבעלי מקצוע (איטום, ריצוף וכ',).
  • תיעוד חומרים לבנים שנגמרו בשטח (ריצוף, חיפוי, שיש וכו').
  • תיעוד חומרים/מוצרים שהגיעו לשטח.
  • תיעוד נתונים טכניים של משימות (חברת אספקת הבטון, כמות הבטון וכו').
  • תיעוד דרישות/בקשות בשטח.
  • תיעוד פתרונות לבעיות שנתגלעו בשטח.
  • תיעוד התקדמות הפרויקט כנגד המצופה.
  • תיעוד הערות כלליות של גורמים בפרויקט (לעתים קרובות בעל מקצוע אחד מעיר הערה לגבי עבודת בעל מקצוע אחר).
  • תיעוד ביקור של גורמים מקצועיים בפרויקט (אדריכל, מהנדס, יועצים, מהנדסי חברות של ספקי החומר וכו').
  • תיעוד ביקור של גורמים סטטוטוריים (חברת חשמל, פקח הוועדה לתכנון ובניה, משרד תמ"ת וכו').
  • בעיות של גורמי חוץ בפרויקט (שכנים, עוברי אורח וכו').
  • תיעוד הוראות טלפוניות של מי מהמעורבים בפרויקט.
  • תיעוד של גירסאות תכניות מעודכנות המובאות לשטח.
  • תיעוד עיכובים.
  • עדכון אונליין ובזמן אמת על כל המעורבים בנתון כזה או אחר שמתועד ביומן העבודה.
  • מתן אפשרות תגובה לכל מי שמעוניין בתיעוד כזה או אחר שהוזן ליומן.
  • ניהול אנשי הקשר של הפרויקט כולל פרטי ההתקשרות שלהם.
  • מתן אפשרות למי מהמעורבים בפרויקט לצפות ביומן העבודה באופן חופשי בכל רגע נתון.
  • מתן אפשרות למי מהמעורבים בפרויקט להכניס תיעודים משלו כולל תזכורות לצורך קידום הפרויקט.
  • מתן אפשרות שליחת תיעודים או נתונים ספציפיים לגורמים מחוץ לפרויקט.
  • ייצור ושיתוף דוחות פרויקט בזמן אמת (דו"ח תקלות, דו"ח עיכובים, דו"ח אספקות וכו').
  • תיעוד ביקורות איכות שבוצעו ושיתופם בזמן אמת.

יומן עבודה ממוחשב הוא הטוב ביותר ומאפשר דינמיות גבוהה יותר של הפרויקט, בקרה צמודה יותר של כל המעורבים בפרויקט ושליטה מוחלטת בכל הנעשה בשטח גם לגורמים הנמצאים מחוצה לו ככל שרמת השיטה עולה, רמת השקט הנפשי עולה.

למעלה

השאר פרטים ונחזור אליך בהקדם

ּ